Bescherming van de persoonsgegevens

1. Waarom organiseert de Europese Commissie een wedstrijd over de “Europese Unie en burgerschap”?

Tussen eind 2008 en begin 2009 roept de Europese Commissie jonge burgers of inwoners van de Europese Unie, met name studenten aan kunstacademies en tekenopleidingen van 16 jaar en ouder, op om deel te nemen aan de stripwedstrijd “Europese Unie en burgerschap”. Het doel is hen te laten nadenken over wat het betekent om een burger in de Europese Unie te zijn.
De communicatie met de potentiële kandidaten loopt via een website.
De wedstrijd wordt georganiseerd in het kader van de communicatie-activiteiten van de Europese Commissie.

2. Welke persoonsgegevens moet de Europese Commissie verzamelen, waarvoor en met welke technische middelen?

Persoonsgegevens

Via het inschrijf- en deelnameformulier verzamelt de Europese Commissie van elke deelnemer de volgende gegevens:

Als hij/zij 18 jaar of ouder is:

  • voornaam
  • achternaam;
  • geboortedatum;
  • opleiding of beroep
  • adres
  • telefoonnummer
  • e-mailadres

Als hij/zij jonger is dan 18 jaar:

    (1) Identiteit van de deelnemer

  • voornaam
  • achternaam
  • geboortedatum

    • (2) Identiteit van de verantwoordelijke volwassene

  • voornaam
  • achternaam;
  • opleiding of beroep
  • adres
  • telefoonnummer
  • e-mailadres

Van alle deelnemers:

Het antwoord op twee vragen, een over de wijze waarop hij/zij te werk is gegaan en een over de boodschap(pen) die hij wil overbrengen.

Van minderjarige en meerderjarige deelnemers indien van toepassing:

Gegevens van de school, de universiteit of de instelling waar de deelnemer het project heeft uitgevoerd;

  • naam van de verantwoordelijke voor het project;
  • functie van de projectverantwoordelijke (docent, groepsverantwoordelijke of ouder);
  • adres van de projectverantwoordelijke;
  • telefoonnummers van de projectverantwoordelijke;
  • e-mailadres van de projectverantwoordelijke;
  • gegevens van de school of de jeugdclub.

Alle gegevens moeten verplicht worden ingevuld om de hieronder vermelde redenen.

Doel

Het doel van het inschrijfformulier is:

  • de Europese Commissie een idee te geven, enkele dagen na de start van de wedstrijd, van het aantal mensen dat geïnteresseerd is in deze activiteit;
  • te achterhalen in welke landen de interesse niet groot is en waar dus meer promotie nodig is;
  • ons in staat te stellen per e-mail contact op te nemen met degene die belangstelling heeft voor de wedstrijd (als die meerderjarig is) of de verantwoordelijke (als de belangstellende minderjarig is), om hem/haar aan te moedigen om hun werk in te sturen.

Het doel van het deelnameformulier is:

  • te weten wie de uiteindelijke deelnemers zijn;
  • te helpen bij de beoordeling van het werk
  • om een deelnemer (of de verantwoordelijke als de deelnemer minderjarig is) snel te bellen indien hij/zij een prijs gewonnen heeft (vandaar de telefoonnummers);
  • in dat geval kan dankzij dat formulier het tijdstip en de duur van een reis voor de deelnemer naar de landelijke hoofdstad en mogelijk naar Brussel vastgelegd worden.

Technische middelen

De persoonsgegevens worden verkregen door middel van de twee bovengenoemde formulieren, die op de website te vinden zijn.
Het inschrijfformulier moet per e-mail naar de Europese Commissie worden gestuurd en het deelnameformulier moet persoonlijk ingediend worden of per koeriersdienst gestuurd worden, samen met het stripverhaal.

3. Wie heeft toegang tot uw gegevens en aan wie worden ze bekendgemaakt?

Bepaalde daartoe aangestelde ambtenaren of agenten van Directoraat-Generaal Justitie, vrijheid en veiligheid van de Europese Commissie, evenals welbepaalde vaste werknemers van de contractant voor de organisatie van de wedstrijd hebben toegang tot uw gegevens. Deze gegevens zullen niet worden bekendgemaakt aan iemand anders, met uitzondering van naam en geboortedatum, die, met uw toestemming, worden doorgegeven aan reisagentschappen (vliegmaatschappijen, hotels e.d.) indien u een prijs wint.

4. Hoe beschermt de Europese Commissie uw gegevens?

Uw gegevens worden opgeslagen in de databanken van de Europese Commissie en haar contractant: de toegang is beschermd met paswoorden en beperkt tot bepaalde ambtenaren of agenten van de Commissie en welbepaalde werknemers van de contractant voor de organisatie van de wedstrijd.

5. Hoe kunt u uw gegevens nakijken, wijzigen of wissen?

U hebt geen directe toegang tot uw persoonsgegevens in de databank. Als u deze wenst te wijzigen of te wissen, kunt u een bericht sturen naar het daarbij vermelde adres.
Uw gegevens zullen dan binnen vijf werkdagen worden gewijzigd of gewist.

6. Hoe lang slaan wij uw gegevens op?

Uw gegevens worden uit alle databanken gewist binnen zes maanden na het beëindigen van de wedstrijd (de dag van de EU-prijsuitreiking).

7. Contactgegevens

Europese Commissie
Directoraat-generaal Justitie, vrijheid en veiligheid
Eenheid “Communicatie”
Bureau: OR10 07/023
1049 Brussel
België
e-mail: JLS-A5-COMPETITION@ec.europa.eu

Degenen van wie de persoonsgegevens zijn opgeslagen hebben het recht zich op ieder moment te richten tot de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.